Leads uit Immoweb en Zimmo verwerken: één overzicht, geen gemiste aanvragen

Hoe een aanvraag via Immoweb of Zimmo bij jou terechtkomt, hangt af van je abonnement en je software: als e-mailmelding, in de omgeving van het portaal zelf, of via een koppeling met je makelaarssoftware. Vraag bij je portaal en je softwareleverancier na wat er in jouw geval gebeurt. Controleer in elk geval naar welk mailadres de meldingen gaan.

Daar loopt het in de praktijk vaak mis:

• Meldingen gaan naar de persoonlijke inbox van een collega die met verlof is.
• Ze komen in een gedeelde info-inbox waar iedereen ze ziet en niemand ze opneemt.
• Een aanvraag wordt in het portaal beantwoord, en er blijft niets van over in je eigen dossier.
• Dezelfde kandidaat vraagt hetzelfde pand op via twee portalen en krijgt twee verschillende antwoorden.

Spreek drie regels af op kantoor. Elke lead wordt dezelfde dag geregistreerd. Elke lead heeft één verantwoordelijke. En dubbels voeg je samen op gsm-nummer of mailadres, zodat je één kandidaat ziet met al zijn aanvragen.

Een aanvraag voor een pand is een vraag om informatie, geen koopintentie. In het eerste gesprek weet je met een paar vragen wat ze waard is:

1. Welk pand, en wat sprak je aan? Zo weet je of de lead bij dit pand past of bij een ander.
2. Voor wie zoek je? Eigen bewoning of investering verandert het gesprek.
3. Heb je al met de bank gesproken? Een kandidaat met een principieel akkoord kan sneller bieden.
4. Woon je nu in een eigen woning? Moet die eerst verkocht worden, dan heb je mogelijk ook een verkoper aan de lijn.
5. Wanneer wil je verhuizen? Dat bepaalt hoe dringend je opvolgt.
6. Wat moet het pand zeker hebben? Dat is de basis van een zoekprofiel.

Zo'n bericht vervangt het telefoontje niet, maar het zegt de kandidaat wanneer hij van je hoort. Dat werkt ook buiten de kantooruren en tijdens een bezichtiging. Noteer meteen in de lead wat je beloofd hebt, en plan de taak.

Past de kandidaat niet bij dit pand, laat hem dan niet los. Hoe je zulke kandidaten opvolgt en matcht met nieuwe panden, lees je in je kandidatenbestand is goud waard. Hoe snel je moet reageren, staat in hoe snel moet je een lead opvolgen.

Wat je niet logt, bestaat niet wanneer je rapporteert. En je rapporteert meer dan je denkt:

• Maandrapport. In een bemiddelingsovereenkomst met een consument informeer je de verkoper minstens één keer per maand op een duurzame drager over de uitvoering van je opdracht (KB van 28 september 2023). Het aantal aanvragen, bezichtigingen en reacties haal je uit je log.
• Biedingen. Elk voorstel van een kandidaat meld je onverwijld aan je opdrachtgever, tenzij anders afgesproken (plichtenleer BIV).
• Bewijs na de opdracht. Voorziet je overeenkomst een vergoeding voor een verkoop na het einde van de opdracht, dan moet jij bewijzen dat je die koper precieze en individuele informatie gaf. Binnen zeven werkdagen na het einde bezorg je de verkoper de lijst van die personen.

Log per contact: datum, kanaal, wie, wat besproken werd, welke informatie je gaf (brochure, adres, attesten) en de volgende stap. Met die gegevens vul je ook onze template voor een verkopersrapport in een paar minuten in.

Het aantal aanvragen per portaal zegt weinig. Wat telt, is hoeveel aanvragen uitmonden in een bezichtiging, een bod of een nieuwe verkoopopdracht. Houd per bron en per maand bij:

Vraag bij elk telefoontje en elke binnenloper hoe hij van het pand hoorde, anders verdwijnt de bron. Kijk naar enkele maanden samen, niet naar één maand: één verkoop kan het beeld scheeftrekken. Zo zie je welk kanaal je geld waard is, en waar je opvolging beter kan.